No momento em que você realiza uma tarefa no trabalho o telefone toca.... De repente, seu chefe passa por você e deixa um relatório em cima da sua mesa para você analisar. Em seguida, o seu e-mail envia uma mensagem lembrando que em questões de minutos você terá que ir para uma reunião que já estava agendada. Como consequência dessas coisas você fica tenso e começa a se questionar: O que faço? O que devo priorizar? O que olho primeiro?

 

Este pequeno cenário representa a realidade de grandes empresas atualmente. Cada vez mais cobrados, profissionais se dividem em inúmeras tarefas para atender aos anseios da gestão e para cumprir com primor todas as suas atividades.

 

A cobrança, neste aspecto, é o menor dos problemas. Sabemos que quanto mais qualificado for o profissional, mais responsabilidades ele irá adquirir. Por isso, para realizar a função com excelência e atender de forma saudável e produtiva a empresa onde trabalha o profissional deverá gerir o tempo ao seu favor. Veja algumas dicas que podem ajudar você a trabalhar de uma forma mais produtiva, evitando que por alguns momentos você tenha vontade de “arrancar os cabelos”.

 

1- Seja fiel a agenda

Toda sua vida profissional deve constar na sua agenda. Ela deve ser o seu braço direito! Registre nela as suas atribuições e ordene os prazos de execução. A agenda deve ser a primeira coisa a ser consultada assim que você chegar para mais um dia de trabalho.

2- Tenha total ciência dos seus objetivos na empresa

Tenha em mente qual o papel deve executar. Memorize e defina com o gestor quais são as suas principais funções. Além disso, entenda com clareza o que a empresa espera de você. Estabeleça metas particulares e anote-as com destaque na sua agenda. Faça das suas metas o seu “Norte”.

3- Estabeleça e procure respeitar os “prazos”

Cada atribuição recebida deve receber um prazo de execução. Ao receber as solicitações dos gestores negocie um prazo para a entrega. Com isto, você conseguirá organizar a sua agenda e terá uma farta noção do seu tempo, calculando se haverá espaço para novas demandas. Depois de ter suas demandas organizadas com prazos estipulados, procure cumprir o tempo de execução. Ao perceber que por algum motivo não será possível cumprir um determinado prazo, negocie uma prorrogação e explique que precisará de mais tempo. Isto demonstra organização e respeito com a pessoa que lhe demandou tal atividade.

4- Saiba diferenciar o “urgente” do “importante”

Nem todas as demandas denominadas como urgente são prioridades. Entenda, primeiro, a urgência das solicitações e analise se aquela tarefa deve passar à frente das demais ou se ela pode esperar um pouco. Algumas vezes, solicitações são classificadas como urgentes quando na verdade não são. Seja político e mostre o que você deve priorizar. Defenda a sua agenda e a sua rotina. Priorize as questões importantes, entendendo a urgência alheia.

5- Não dói dizer NÃO!

Não se comprometa com algo que não pode cumprir. Seja sincero! Consulte a sua agenda e analise se haverá tempo para executar novas tarefas. Caso não haja, explique e mostre o que compromete o seu tempo. Converse com o seu gestor e mostre as tarefas que você ainda deve executar. Assim, você passará a imagem de organizado. Se a nova tarefa for importante, não podendo receber uma negativa, detalhe a sua agenda ao gestor e solicite orientação. Neste caso, o seu chefe terá condições de julgar qual tarefa você poderá abortar, temporariamente, para atender a esta nova atividade.

 

6- Seja focado e determinado

O foco nas atividades lhe ajudará a cumprir todas as tarefas no prazo. Seja determinado e só avance ao concluir a demanda em execução. Acumular tarefas, tentando realizá-las ao mesmo tempo, pode comprometer todo o seu tempo. Além disso as chances de você ser improdutivo aumentam.

 

Com organização você conseguirá gerir o seu tempo com conforto. Domine a sua agenda e siga em frente!